Conviértete en un maestro del PDF con Acrobat X
Sumario
¿Quién no ha consultado alguna vez un archivo PDF? Por ejemplo, es común descargarlos de Internet o abrirlos de un CD para obtener información sobre un producto, como guía que muestra paso a paso cómo utilizar otro, o simplemente como documento de texto e imágenes.
La realizad es que Adobe ha conseguido que su «creación» sea uno de los formatos más difundidos a la hora de presentar información; algo que se debe en gran parte a la posibilidad de conseguir el lector de PDFs de forma gratuita desde la web de Adobe.
Paralelamente a este software, esta firma comercializa una herramienta que permite la creación y modificación de este tipo de archivos, Acrobat, que ya se encuentra en su décima versión y que tiene como grandes novedades la posibilidad de integrar diferentes archivos en el interior de un PDF de forma sencilla y, quizá lo más importante, se mejora de forma definitiva el trabajo en un proyecto de forma colaborativa desde diferentes lugares. Es decir, saca mayor partido a Internet.
Para que conozcas de la mejor forma posible todas las posibilidades y lo sencillo que resulta utilizarlas, en las siguientes páginas, publicamos un práctico en el que combinamos tres archivos diferentes (Excel, PowerPoint y Word) para crear un documento que, posteriormente, compartiremos de forma remota para trabajar con él.
Además, utilizaremos diferentes herramientas para descubrir las modificaciones de ese PDF y cualquier tipo de detalle sobre el mismo. ¿Preparado para ser todo un «maestro» en el arte del PDF?
NIVEL: BÁSICO
Paso 1. La instalación
Antes de decidirse por una de las tres versiones en las que está disponible Acrobat X (Standard, Pro y Suite, por 412, 659 y 1.740 euros aproximadamente), siempre es posible acceder a la página web de Adobe y, en el apartado Descargas, hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el icono Adobe Acrobat. De esta forma, descargarás una versión de prueba de dicho programa.
Para realizar la instalación, lo único que debes hacer es seguir los pasos del asistente, aceptando en todos los apartados que irán apareciendo: desde el acuerdo de licencia hasta eltipo de instalación (por defecto, Típica). Una vez completados los trámites, la aplicación se instalará en nuestro disco duro.
Por su parte, para iniciar el programa, lo único que se precisa es hacer doble clic sobre el icono denominado Adobe Acrobat X Pro, que se ha creado en el Escritorio del equipo.
Paso 2. Primeros pasos
Lo primero que debes hacer es familiarizarte con la interfaz del programa. En general, no difiere mucho del habitual entorno Windows, con un sistema de menús y diferentes iconos en la parte superior a través de los cuales llevar a cabo acciones de forma rápida. También hay que destacar los tres accesos directos de la derecha, Herramientas, Comentario y Compartir, que representan los apartados más importantes del programa.
Por su parte, en la parte central, de forma predeterminada, aparece un asistente que agrupa las tareas más comunes. Este será el centro al que recurrirás para comenzar con todos los trabajos que lleves a cabo con el renovado Adobe Acrobat.
Paso 3. Selecciona los archivos
El primer paso que has de dar y que te permitirá conocer las posibilidades de la nueva versión es el de fusionar tres documentos o archivos en un PDF final. De este modo, un único documento incluirá una presentación, datos de gráficos y una explicación detallada de lo que se quiere conseguir con todo lo mostrado anteriormente. Es decir, ideal para presentaciones o informes, por poner un ejemplo.
Para comenzar, pulsa en el apartado Combinar archivos en un PDF del asistente de la ventana de inicio. Aparecerá una pantalla de selección en la que se deben buscar y añadir los archivos que se pretenden fusionar. La forma de adjuntar contenido para el futuro PDF es arrastrar y soltar (el clásico drag&drop) los ficheros deseados desde su ubicación en el disco duro hasta la ventana de selección. No te olvides de especificar que el tamaño del archivo sea mediano, de manera que obtengas un PDF final no excesivamente grande.
Tras pulsar el botón Combinar archivos, comenzará la importación. Dependiendo del contenido y tamaño de los ficheros con los que se trabaje, tardará más o menos. Comprobarás que se abren los programas específicos de los tres documentos utilizados. La razón no es otra que así se comprueba si funcionan correctamente. Una vez finalice el proceso, tendrás el nuevo documento PDF en la interfaz de Adobe Acrobat.
Paso 4. Edición del PDF generado
Aunque es algo que ya hemos visto en versiones anteriores de Acrobat, no deja de sorprender la ingente cantidad de posibilidades que esconde este desarrollo a la hora de editar el PDF creado. Para abrir el editor, lo único que debes hacer es doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el archivo que has fusionado. Así, surgirá una ventana que, en su parte derecha, incorpora una barra de herramientas con distintas opciones.
Nos detenemos en primer lugar en la pestaña de Contenido. Entre las posibilidades que engloba, las más útiles son Editar texto del documento, que nos brinda la oportunidad de escribir literales nuevos o cambiar el texto del PDF; Editar objeto, con la que podrás modificar todo tipo de cajas, imágenes y formularios; Vínculo, que posibilita enlazar cualquier objeto a, por ejemplo, una dirección web; y, finalmente, Multimedia, que simplifica la gestión de todo el contenido de este tipo que contenga el PDF.
Ahora, lo que debes hacer es utilizar cada una de las herramientas para dejar el documento como tú prefieras, ya que la mejor forma de conocer cómo funciona Acrobat es con la muy conocida técnica prueba/fallo.
Paso 5. Hora de compartir
En la actualidad, con el desarrollo de la Nube, la posibilidad de realizar todo tipo de modificaciones y procesos desde cualquier lugar es indispensable para los profesionales. Adobeha adaptado Acrobat a estas necesidades y, gracias a ello, y si se dispones de un usuario oficial (algo que se puede conseguir con cualquiera de los productos de este fabricante, desde el gestor de libros electrónicos hasta el propio Acrobat X) se puede trabajar de forma remota y, lo que es más importante, simultáneamente. Sin duda, es un gran avance que mejora de forma significativa la productividad de este programa.
Existen muchas formas de compartir una cartera PDF para su modificación, ya sea por correo electrónico o enviando el fichero a un servidor on-line. Pero la más llamativa es la que admite que el documento esté abierto y que varios usuarios acceden a él simultáneamente para introducir los cambios deseados. El proceso es muy sencillo.
Para empezar, en la ventana principal del programa, pulsa sobre Comentario y, luego, expande la opción Revisar. Seguidamente, selecciona Colaborar en directo, de modo que en una nueva ventana teclees tu usuario y contraseña de Adobe, para que se almacene de forma on-line el documento y sea posible dar permisos a los diferentes usuarios.
Una vez que se comprueba el usuario y la contraseña, aparece una ventana muy parecida a la de un correo electrónico en la que, en el apartado Para, debes introducir las direcciones de correo principales y, en Cc, las secundarias. Inmediatamente, escoge la opción Guardar el archivo en Acrobat.com y enviar el vínculo a los destinatarios, de forma que se almacene el PDF en la Nube y cualquiera, desde este momento, pueda acceder a él. Eso sí, para ser capaz editar el archivo sin restricción alguna, cada uno de los usuarios debe disponer de Acrobat X y un usuario de Adobe.
Paso 6. Revisa los cambios
Una nueva herramienta que incluye Adobe Acrobat X es la denominada Rastreador. Con ella, podrás comprobar de forma rápida y sencilla todas las modificaciones que han realizado cada uno de los usuarios que tienen permiso para acceder a la edición de un archivo PDF compartido.
Para usarla, debes abrir el fichero correspondiente y, una vez que aparezca la interfaz de Acrobat, pulsa de nuevo sobre Comentario/Revisar y, luego, sobre Rastrear las revisiones. Se mostrará entonces una ventana que explica sus funciones y, también, un árbol de opciones con accesos directos.
Lo habitual es optar por Últimas actualizaciones, ya que ahí aparecen las nuevas modificaciones de los documentos. Las otras dos posibilidades más útiles son Enviadas, que muestra las modificaciones realizadas por uno mismo, e Incorporadas, que agrupa las realizadas por el resto de usuarios.
También es posible generar revisiones compartidas con el resto de autores del documento PDF desde Crear revisión compartida. Del mismo modo, desde el enlace Crear una revisión basada en el correo electrónico, llevaremos a cabo un trabajo de comprobación mediante el correo electrónico (muy útil para asegurarse el acceso de usuarios que no tienen conexión a Internet de forma continuada).
Paso 7. Manda el archivo
La última opción destacable que ofrece Acrobat X es la posibilidad de utilizar el servicio on-line de Adobe de envío de archivos. SendNow Online permite mandar de forma directa, y sin necesidad de utilizar el correo electrónico, un documento PDF para que puedan descargarlo las personas que especifiques. Para usarlo, debes disponer de un usuario de Adobe, algo que es gratuito y se puede realizar desde el enlace Iniciar sesión, que hay debajo deCompartir.
Para poner en marcha sus prestaciones, pulsa en el botónCompartir y selecciona la opción Enviar archivos. Marca, si no lo está ya, Usar Adobe SendNow Online. En la parte inferior hay una casilla denominada Para. En ella, debes escribir las direcciones de correo de los destinatarios de tu PDF. Una vez hecho esto, cada uno de ellos recibirá un e-mail con el enlace desde el que pueden descargar el archivo.
Principales novedades
La versión X de la familia Adobe Acrobat ha sido diseñada para optimizar la creación, gestión y compartición de documentos haciendo hincapié en el aumento de la productividad, la facilidad de uso, la seguridad de los datos y el aprovechamiento de Internet.
Entre sus numerosas novedades, como podéis ver en estas páginas, destaca el concepto decartera PDF, que permite al usuario agrupar en un solo PDF dinámico distintos tipos de documentos (ya sean otros PDF, imágenes, archivos de Word, Excel, PowerPoint…) y personalizarlo a su gusto.Asimismo, tenemos la innovadora herramienta Acciones, que, de forma similar a las macros de Word, se ha ideado para acelerar la productividad reuniendo bajo una sola pulsación la ejecución de una serie de pasos.
Por ejemplo, podríamos, con un solo clic, reducir el tamaño de un documento compuesto por varias imágenes para distribuirlo o limpiar de información confidencial cualquier cartera PDF que se fuera a hacer pública. Finalmente, una tercera característica destacable es la simplificación de la interfaz, orientándola a tareas y siendo configurable con solo «arrastrar y soltar» funciones hasta la barra de herramientas.
Otros detalles interesantes son la integración con SharePoint, las mejoras en la capa de reconocimiento que se aplica a los documentos escaneados y en la exportación a Word y Excel, la total compatibilidad con Office 2010, el soporte a estándares de compatibilidad y PDF, incluidoETSI PAdES.
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